Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Urheiluseura Katajanokan Kunto - Skattan Kondis ry
Sähköposti: kunto@katajanokankunto.fi

Jäsen-, luottamushenkilö-, ja yhteistyökumppanirekisteri / markkinointirekisteri

Rekisteröidyt

Rekisterissämme käsitellään Urheiluseura Katajanokan Kunto- Skattan Kondis ry:n (Katajanokan Kunto) jäsenien ja sen entisten jäsenien sekä Katajanokan Kunnonn toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden sekä sen luottamushenkilöiden henkilötietoja. Lisäksi rekisterissä käsitellään Katajanokan Kunnon järjestämiin tapahtumiin osallistuvien / osallistuneiden henkilöiden henkilötietoja.

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterimme käyttötarkoitus on rekisteröityjen jäsenien ja niiden luottamushenkilöiden tietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä. Katajanokan Kunnon järjestämiin tapahtumiin osallistuneiden osalla myös henkilöryhmäkohtaiseen kohdennettuun suoramarkkinointi.

Henkilötietojen käsittely perustuu:
1) Katajanokan Kunnon lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä jäsenten osalta.
2) Sopimuskunppanien (yhteistyökumppanit) osalta sopimuksen täytäntöönpanoon sekä mahdollisen reksiterinpitäjän muuhun perusteltuun etuun. Rekisterinpitäjän etu sopimustilanteissa on taloudellisten saatavien ja vastuiden valvonta.
3) Luottamushenkilöiden osalta rekisteröinti perustuu yhdistyslainsäädäntöön. 4) Markkinointirekisterin osalta suostumukseen.

Käsiteltävät henkilötiedot:

Rekisterissä käsitellään Katajanokan Kunnon jäsenten luottamus- ja toimihenkilöiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen tai tapahtumiin osallistumiseen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

• Jäsenen täydellinen nimi
   
• Postiosoite
   
• Puhelinnumero
   
• Sähköpostiosoite
• syntymäaika 
   
• www-osoite
   
• Puheenjohtaja
   
• Toiminnanjohtaja
   
•  Sihteeri
   
•  Talouden/rahastonhoitaja
   
•  Verkkolaskuosoite tai laskutussähköpostiosoite
       
• Aikuisliikuntavastaava
   
• Tiedotusvastaava
• Säännönmukaiset tietolähteet
  Henkilötietoja kerätään jäseniltä, rekisteröidyiltä itseltään ja osallistujilta itseltään.
   
• Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
  Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Katajanokan Kunnon järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.
  Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Katajanokan Kunnon ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.
• 
  Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
  Tietoja ei luovuteta pääsääntöisesti luovuteta kolmansille. Poikkeuksena osallistujalistojen luovuttaminen koulutusten järjestäjille, tilaajille tai kouluttajille.
  Henkilötiedot luovutetaan rekisterin ylläpitäjälle, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä. Henkilötietoja voidaan siirtää muille rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon ja käsittelyn toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
• 
  Henkilötietojen säilytysaika
  Jäsentiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on Katajanokan Kunnon jäsen. Sopimuskumppanien osalta myös  sopimukseen perustuvan reklamaatio-ja  vastuuajan.
  Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä.
  Sopimuskumppanin tiedot säilytetään vähintään kolmen vuoden ja enintään kymmenen vuotta vanhentumisajan sopimuksen päättymisestä.
  Osallistujien henkilötietoja säilytetään enintään kymmen vuotta viimeisimmän osallistumisen jälkeen. Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään kunnes suostumus peruutetaan.
• 
  Rekisteröidyn oikeudet:
  Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointi- tarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Katajanokan Kunnolle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja.
  Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
   
• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
• saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Katajanokan Kunnon käsittelemät henkilötiedot;
   
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
   
• vaatia henkilötietojensa poistamista;
   
• peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen
  käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
   
• Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti.  Katajanokan Kunto voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä.
• Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpakka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.

Pakolliset tiedot

Yhdistyksen (Katajanokan Kunto) luottamushenkilöiden osalta yhdistyslain edellyttämät tiedot.
Sopimussuhteissa olevat tahot:
 

Seuraus mikäli tietoja ei luovuta

Yhdistyksen luottamustehtävään ei voida valita ilman pakollisten tietojen luovuttamista. Osallistumista ei vastaanoteta ilman pakollisten tietojen luovuttamista.

Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt ja kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen: kunto@katajanokankunto.fi.

Omat rekisteritietonsa voi tarkistaa osallistuja- ja jäsenrekisteristä.

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä ilmoitus on viimeksi päivitetty  3.10.2018.